По Закону о матичним књигама („Сл. гласник РС“, бр. 20/09 и 145/14), обавеза је јединица локалне самоуправе да све податке из евиденција матичних књига препишу у електронски облик до краја ове године. На овај начин, не само да вођење матичних књига прати корак свих реформских процеса, него је ово и корак на путу ка професионалној и модерној управи.
Евиденције које се воде у матичним књигама једна је од кључних евиденција коју води Србија, а електронизација ових података донеће и професионално и лично задовољство свих запослених јер се тиме омогућава боља држава, потхрањеност података на најмодернији начин и доступност њима било где у свету.
У циљу ефикаснијег окончања послова на превођењу података из евиденција матичних књига у електронски облик, Министарство државне управе и локалне самоуправе, донело је
ИНСТРУКЦИЈУ
о усмеравању послова организације матичних подручја за која се воде матичне књиге на територији општине, односно града и начину радаоргана из члана 6. Закона о матичним књигама у вођењу другог примерка матичних књига
I
1. Ради обезбеђења унапређеног, економичног и ефикасног извршавања поверених послова матичних књига, органи из члана 6. Закона о матичним књигама (у даљем тексту: органи) дужни су да важећу организацију матичних подручја на територији града, односно општине оптимизују тако да она омогући рационалан и делотворан рад у вођењу матичних књига и остваривању права грађана.
2. У реализацији послова из тачке 1. ове инструкције, органи су дужни да се воде разлозима економичности рада и сврсисходности у организацији послова вођења матичних књига.
3. Као полазни критеријуми за одређење матичних подручја посебно се узимају у обзир:
– укупан број матичних књига које се воде за одређено матично подручје;
– број уписа у матичним књигама које се воде за одређено матично подручје, са посебно исказаним подацима о укупном броју уписа за годину која претходи години у којој се доноси одлука о матичним подручјима и броју уписа на месечном нивоу у години у којој се доноси одлука о матичним подручјима;
– број издатих извода из матичних књига, са посебно исказаним подацима о укупном броју издатих извода за годину која претходи години у којој се доноси одлука о матичним подручјима и броју издатих извода на месечном нивоу у години у којој се доноси одлука о матичним подручјима;
– број запослених који тренутно обављају послове матичара, односно број матичара и заменика матичара који имају овлашћење за обављање послова матичара за одређено матично подручје на неодређено време, водећи рачуна да број матичних подручја одговара обезбеђеним кадровским капацитетима, односно усклађености са одредбом члана 10. став 1. Закона о матичним књигама, сагласно којој се за једно матично подручје одређује један матичар и један или више заменика матичара;
– да ли су за одређено матично подручје обезбеђени технички услови за вођење другог примерка матичних књига у електронском облику и њихово достављање Министарству државне управе и локалне самоуправе на чување у Централни систем за електронску обраду и складиштење података и чување другог примерка матичних књига.
4. Као додатни критеријуми за одређење матичних подручја узимају се у обзир:
– демографски разлози за вођење матичних књига на одређеном матичном подручју (нпр. број становника у насељеним местима која чине одређено матично подручје);
– географски разлози за вођење матичних књига на одређеном матичном подручју (специфичности географских локалитета).
5. Одлука о одређивању матичних подручја пре доношења доставља се у форми предлога одлуке, Министарству државне управе и локалне самоуправе ради давања мишљења.
6. Предлог одлуке мора да садржи следеће елементе:
– уводни део (правни основ за доношење одлуке, назив органа који одлуку доноси, ознаку да се одлука доноси по прибављеном мишљењу Министарства);
– назив одлуке;
– текст одлуке (уводна одредба о предмету уређења одлуке, одређење матичних подручја и у оквиру сваког матичног подручја насељена места која га чине, с тим што се као насељено место може одредити само оно које је Законом о територијалној организацији Републике Србије („Сл. гласник РС“, број 129/07) у саставу те јединице локалне самоуправе, уређење седишта сваког матичног подручја, затим уређење престанка важења раније одлуке о одређивању матичних подручја, почетак примене нове одлуке о матичним подручјима и објављивање одлуке у службеном гласилу Републике Србије);
– име и презиме и функција овлашћеног лица, и
– број под којим је одлука заведена код органа који је доноси.
7. Уз предлог одлуке о одређивању матичних подручја доставља се образложење предлога одлуке, које мора да садржи:
– правни основ за доношење одлуке;
– разлоге за доношење одлуке;
– објашњење појединачних решења (које посебно мора да садржи образложење полазних и додатних критеријума за одређење матичних подручја на начин предложен у одлуци);
– процену финансијских средстава потребних за спровођење одлуке.
Ако је потребно, образложење одлуке може да садржи и:
– разлоге за доношење одлуке по хитном поступку, ако је за доношење одлуке предложен хитан поступак;
– разлоге због којих се предлаже да одлука ступи на снагу пре осмог дана од дана објављивања у „Службеном гласнику Републике Србије“.
8. Одлука о матичним подручјима коју је донела скупштина општине, односно града доставља се Министарству државне управе и локалне самоуправе.
II
1. Органи из члана 6. Закона о матичним књигама дужни су да без одлагања обезбеде потребне услове за вођење другог примерка матичних књига применом електронских средстава за обраду и складиштење података у свим матичним подручјима за које сагласно одлуци из члана 8. Закона о матичним књигама воде матичне књиге.
За приступање и рад у Централној апликацији, као наменском софтверу за вођење другог примерка матичних књига применом електронских средстава за обраду и складиштење података, потребно је да органи за сва матична подручја за која се у складу са одлуком о матичним подручјима воде матичне књиге обезбеде приступ интернету и лиценце (квалификоване електронске сертификате) крајњим корисницима Централне апликације (матичарима и заменицима матичара), подношењем писмених захтева Министарству државне управе и локалне самоуправе за израду квалификованих електронских сертификата, уз прилагање одговарајуће документације.
2. Органи су дужни да без одлагања, у складу са Јединственом методологијом за вођење другог примерка матичних књига применом електронских средстава за обраду и складиштење података приступе достављању преосталог садржаја другог примерка матичних књига у Централни систем за електронску обраду и складиштење података и чување другог примерка матичних књига и обезбеде ажурност у раду, у циљу превођења свих матичних књига у електронски облик до рока утврђеног чланом 91. став 1. Закона о матичним књигама (27. децембар 2016. године).
Начин достављања података у Централни систем врши се у складу са тач. 5-17. Јединствене методологије.
3. Техничку подршку органима ради обезбеђења услова за вођење другог примерка матичних књига у електронском облику и њиховог достављања Министарству државне управе и локалне самоуправе на чување пружа ово министарство.
III
Управна инспекција Министарства државне управе и локалне самоуправе вршиће надзор над радом органа из члана 6. Закона о матичним књигама у извршавању послова који су предмет ове инструкције, ради утврђивања стања у области и у односу на утврђено предузимања мера из своје надлежности.
Државни секретар