Сходно члану 132. став 1. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“, бр. 124/2012, 14/2015 и 68/2015, у даљем тексту: Закон), наручилац је дужан да прикупља и евидентира податке о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама. Према ставу 3. истог члана, извештаје о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама наручилац доставља најкасније до 10. у месецу који следи по истеку тромесечја.
Према томе, рок за доставу кварталног (тромесечног) извештаја Управи за јавне набавке, за извештајни период јул – септембар је 10. октобар 2015. године;
Управа за јавне набавке је дужна да на основу достављених тромесечних извештаја наручилаца припреми збирни тромесечни извештај о спроведеним поступцима и закљученим уговорима и да га објави на Порталу јавних набавки и на својој интернет страници.
Ради конкретизације ове обавезе наручилаца јавних набавки, донет је Правилник о садржини извештаја о јавним набавкама и начину вођења евиденције о јавним набавкама („Сл. гласник РС“, бр. 29/2013, у даљем тексту: Правилник), којим се ближе уређује садржина извештаја о јавним набавкама и начин вођења евиденције о јавним набавкама.
Према члану 2. Правилника, наручилац доставља Управи за јавне набавке тромесечни извештај:
1) о спроведеним поступцима и закљученим уговорима о јавној набавци,
2) о спроведеним поступцима набавки на које није примењивао одредбе Закона,
3) о обустављеним и поништеним поступцима јавне набавке, и
4) извештај о извршењу уговора о јавној набавци, у складу са Законом.
Према појашњењу из члана 3. Правилника, тромесечни извештај о јавним набавкама садржи податке о:
1) наручиоцу;
2) предмету јавне набавке;
3) поступцима јавне набавке;
4) спроведеним поступцима набавке на које није примењивао одредбе Закона;
5) спроведеним преговарачким поступцима без објављивања позива за подношење понуда;
6) трошковима припремања понуда у поступцима јавне набавке;
7) спроведеним електронским набавкама;
8) централизованим јавним набавкама;
9) резервисаним набавкама;
10) закљученим уговорима о јавној набавци;
11) закљученим оквирним споразумима;
12) јединичним ценама добара, услуга и најзаступљенијих радова;
13) критеријуму за доделу уговора;
14) броју поднетих понуда у поступцима јавних набавки;
15) понуђачима у поступцима јавних набавки;
16) измењеним уговорима о јавној набавци;
17) обустављеним поступцима јавне набавке;
18) поступцима у којима је поднет захтев за заштиту права и поништеним поступцима;
19) извршењу уговора о јавној набавци;
20) као и друге податке и информације који су од значаја за спроведене поступке и закључене уговоре о јавним набавкама.
Извештај о јавним набавкама садржи и потпис овлашћеног лица наручиоца.
Сви квартални извештаји припремају се и достављају Управи за јавне набавке у електронској форми, коришћењем електронског система за достављање извештаја (апликативни софтвер) Управе за јавне набавке. Апликативни софтвер за вођење евиденције и достављање кварталних извештаја о јавним набавкама, који садржи обрасце за вођење евиденције и пратеће корисничко упутство, доступни су на интернет страници Управе за јавне набавке.
Садржај извештаја о јавним набавкама за период јул – септембар 2015. године
Сходно апликативном софтверу и корисничком упутству квартални извештаји наручиоца, па тиме и квартални извештај за период јул – септембар 2015. године, се достављају кроз електронске обрасце који су обухваћени апликативним софтвером, и то:
Образац А – за евидентирање података о закљученим уговорима у следећим поступцима јавних набавки: отворени, рестриктивни, квалификациони, преговарачки поступак са објављивањем позива за подношење понуда, преговарачки поступак без објављивања позива за подношење понуда, конкурентни дијалог, конкурс за дизајн и оквирни споразум;
Образац А1 – за евидентирање података о изменама уговора који се уносе у образац А;
Образац А2 – за евидентирање података о извршењу уговора који се уносе у образац А;
Образац Б – за евидентирање података о закљученим уговорима у поступку јавне набавке мале вредности;
Образац В1 – за евидентирање података о исходима поступака јавних набавки;
Образац В2 – за евидентирање података о обустављеним/поништеним поступцима јавних набавки;
Образац Г – за евидентирање података о поступцима набавки на које нису примењиване одредбе Закона.
Подаци о закљученим уговорима који се евидентирају у апликативном софтверу и који се уносе ће зависити од параметара који су задати у оквиру самог апликативног софтвера за сваку врсту набавке, те се практично могу поделити у три групе:
1. Група података која се односи на закључене уговоре у отвореном, рестриктивном, квалификационом, преговарачком поступку са објављивањем позива за подношење понуда, преговарачком поступку без објављивања позива за подношење понуда, конкурентном дијалогу, конкурсу за дизајн и оквирне споразуме.
Ова група података је обухваћена обрасцима А, А1 и А2.
У оквиру менија апликативног софтвера, кликом на опцију „Подаци о закљученим уговорима“, отвориће се падајући мени, и отвара се форма „у поступцима јавних набавки (осим ЈНМВ)“ и „у поступцима јавних набавки мале вредности (ЈНМВ)“.
Подаци о уговорима се уносе појединачно за сваки уговор који је закључен по спроведеном поступку јавне набавке (и то само за врсте поступака које су напред набројане) и уносе се у форми „у поступцима јавних набавки (осим ЈНМВ)“. Дакле, овде се не уносе подаци о закљученим уговорима у поступцима јавних набавки мале вредности и поступцима на које се Закон не примењује. За ове уговоре се уносе и подаци који су наведени у оквиру образаца А1 и А2. У оквиру ове форме, а према параметрима који су задати у оквиру апликативног софтвера, се између осталих уносе и подаци о интерном броју набавке, врсти поступка, правном основу из Закона (да ли је спроведен отворени поступак, рестриктвни и сл., предмету набавке, процењеној вредности набавке, подаци о добављачима, датум закључења уговора, уговорену вредност, интерни број уговора и сл.).
2. Група података која се односи на закључене уговоре у поступку јавне набавке мале вредности.
Ова група података је обуваћена Обрасцем Б.
Подаци се уносе збирно, и то посебно за добра, услуге и радове, за тромесечје за које се припрема извештај.
У оквиру менија апликативног софтвера, кликом на опцију „Подаци о закљученим уговорима“, отвориће се падајући мени и отвара се форма „у поступцима јавних набавки (осим ЈНМВ)“ и „у поступцима јавних набавки мале вредности (ЈНМВ)“.
Подаци о закљученим уговорима о јавним набавкама мале вредности се уносе у форми „у поступцима јавних набавки мале вредности (ЈНМВ)“.
У овој форми се не наводе ни интерни бројеви уговора, ни процењене појединачне вредности јавне набавке мале вредности, ни подаци о добављачима.
У овој форми за ову врсту поступка се збирно уносе подаци о укупном броју закључених уговора, укупној процењеној вредности без ПДВ-а свих заклјучених уговора (збир свих процењених вредности посебно за добра, посебно за услуге, посебно за радове) и уговорена вредност свих закључених уговора са ПДВ-ом и без ПДВ-а уговора (збир свих уговорених вредности са ПДВ-ом и без ПДВ-а посебно за добра, посебно за услуге, посебно за радове).
3. Група података који се односе на закључене уговоре у поступцима на које се Закон не примењује.
Ова група података је обухваћена обрасцем Г, и насловљена је као „Подаци о поступцима на које се закон не примењује“, али се у суштини у оквиру те рубрике попуњавају подаци о уговорима који су закључени на основу члана 7., члана 39. став 2. и члана 122. Закона.
У оквиру менија апликативног софтвера, кликом на опцију „Подаци о поступцима“, отвориће се падајући мени у оквиру кога се налази форма „Набавке на које се Закон не примењује“. У оквиру ове форме, бира се основ за изузеће (члан 7, члан 39. став 2. или члан 122. Закона). По избору основа за изузеће (примера ради члан 39. став 2. Закона), за тај основ изузећа збирно се уноси укупан број закључених уговора по том основу, укупну процењену вредност без ПДВ-а свих закључених уговора по том основу (збир свих процењених вредности за тај основ изузећа, без обзира да ли се ради о добрима, услугама и радовима), укупну уговорену вредност са ПДВ-ом и без ПДВ-а (збир свих уговорених вредности за тај основ изузећа (и добара, и услуга и радова).
Уколико је у кварталу било више основа за изузеће од примене Закона, за сваки тај основ посебно се уносе подаци на напред описани начин. На крају ће се у апликацији посебно исказати, између осталог, колики је укупан број закључених уговора по основу за изузеће примера ради из члана 39. став 2. и члана 7. Закона.
Уколико је наручилац спроводио поступке на које се Закон не примењује, на пример применом члана 39. став 2. Закона, у обавези је да те податке унесе у оквиру менија апликативног софтвера, кликом на опцију „Подаци о поступцима“, у форми „Набавке на које се Закон не примењује“ на начин описан у тачки 3) Група података који се односе на закључене уговоре у поступцима на које се Закон не примењује.
У случају да наручилац није потписивао уговоре за све набавке које је спроводио по овом основу, већ је у неким поступцима плаћања вршио на основу фактуре по прихваћеној понуди, мишљења смо да се и ови подаци уносе у напред наведену форму и да се приказују као закључени уговори. Ово стога што се Закон не примењује у овим случајевима, одакле произлази да се у овим случајевима примењује Закон о облигационим односима („Сл. лист СФРЈ“, бр. 29/78, 39/85, 45/89 – одлука УСЈ и 57/89, „Сл. лист СРЈ“, бр. 31/93 и „Сл. лист СЦГ“, бр. 1/2003 – Уставна повеља), према коме се прихватом понуде сматра да је уговор закључен (чл. 31. и 39. тог закона).
У делу извештаја „Набавке на које се Закон не примењује“ не наводе се подаци као што су број уговора, појединачно процењене вредности и појединачно уговорене вредности са и без ПДВ-а, већ се овде исказује укупан број свих закључених уговора (укључујући и прихваћене понуде на основу којих су добијене фактуре и извршена су плаћања) на основу члана 39. став 2. Закона, укупну процењену вредност за све поступке по овом основу (збир свих процењених вредности по овом основу) и укупне уговорене вредности исказане са ПДВ-ом и без ПДВ-а за све закључене уговоре по овом основу (збир свих уговорених вредности које су закључене по овом основу). Дакле, овде није важно да ли је у питању набавка добара, услуга или радова, сви ти износи се сабирају и заједно исказују. Важно је да се искаже збир процењених и уговорених вредности по основу за изузеће (нпр. по основу члана 39. став 2. Закона).
Према томе, квартални (тромесечни) извештај о закљученим уговорима и спроведеним поступцима набавки за период јул – септембар 2015. године доставља се искључиво у електронској форми, користећи јединствени софтвер, Управи на адресу: izvestaj@ujn.gov.rs.
Остале напомене у вези кварталног извештаја
Према члану 133. Закона, Управа за јавне набавке може затражити од наручиоца извештај са додатним подацима, о сваком појединачном уговору о јавној набавци или поступку јавне набавке. Наручилац је дужан да тражене податке достави Управи за јавне набавке у најкраћем могућем року, а најкасније осам дана од пријема захтева Управе за јавне набавке.