У припреми је Уредба по којој ће знатно бити скраћени рокови обавезног чувања докумената, а што значи да предузећа више неће имати обавезу да чувају финансијске извештаје 20 година, а фактуре деценију.
Такође биће усклађен и рок чувања са роком важења, па тако више неће бити ситуација као што је на пример да се документ чува три године, иако му је рок важења само годину.
За сада, међутим, није познато колико ће ти нови рокови чувања важити, али је сигурно да ће бити скраћени.
Око 80 одсто информација државне институције и привреда широм света и даље чувају на папиру, а у Србији тај проценат износи чак 93 одсто!
Полице од 30 километара
Обавеза архивирања папирне документације у нашој земљи прописана је у периоду од две па до 70 година или трајно, што неминовно намеће велике трошкове.
Само у Агенцији за привредне регистре на управљање и чување папирологије се потроши милион евра годишње док је дужина полица те институције већ премашила 30 километара!
Са овим проблемом чувања докумантације суочавају се и велике компаније, државне институције, мала и средња предузећа, предузетници, банке, трговине… свуда где се папир користи. Примера је безброј…
Бесмислено
– Фирме су обавезне да чувају финансијски извештај 20 година што је бесмислено јер чим су га предали АПР-у он је тамо похрањен и нема потребе дупло да се чува. Фактура мора да се чува 10 година. Да постоји систем при Пореској управи у оквиру којег би биле регистроване све фактуре била би иста прича као и са финансијским извештајима – каже Иван Радак из НАЛЕД-а.
Рок важења им једну, а морају да се чувају три године
Иста ситуација и у грађевинском сектору, где је рецимо прописано да локацијски услови као документ морају да се чувају три године, а рок важења им је годину дана, што је такође један пример парадокса.
Такође, сви предмети у области грађевине се чувају трајно иако сви документи у једном предмету не важе једнако.
Прецизније, једна зграда или кућа је један предмет у којем се налазе документи као што су локацијски услови, грађевинска дозвола, употребна дозвола и други документи издати за њену градњу. Локацијски услови се чувају три године, а грађевинска и употребна дозвола трајно.
Архив затрпан папирима
– Државу мрзи то да разврстава и онда пошаље цео предмет Архиву Србије да они разврставају шта је заиста за трајно чување, а шта може да се баци јер није архивска грађа. Пошто Архив нема довољно људи да то ради, онда је затрпан предметима. Држави је најлакше да пропише да се највећи број докумената чува трајно и тако смо дошли до тих 93 одсто, а вероватно добар део је непотребно – истиче Иван Радак.
Предност е-пословања
За привреду, рачунице показују трошкови чувања пословне документације на папиру још су већи него у случају државних органа.
Банка средње величине годишње произведе 11 милиона папира, а мањи трговински ланац потроши и до 150.000 евра на тонере, папир, штампу и закуп магацина, тако да ће е-пословање уштедети стотине милиона евра.
– Хоћемо да ухватимо корак са светом, а у неким стварима смо заглављени у седамдесетим и осамдесетим годинама прошлог века. Препорука је да држава где може и што више може да папири односно документа преводи у електронску форму јер је то јефтиније и ефикасније за коришћење. То би значило да буквално од куће можемо да дођемо до потребних докумената без обилажења различитих шалтера. Уосталом, ако имамо чињеницу да криптовалуте, међу којима је најпопуларнији биткоин, могу да функционишу само у електронској варијанти, зашто не би неки не тако важни папири били у електронској форми – истиче Љубодраг Савић, професор Економског факултета у Београду.
Извор: сајт Блиц-а (Данијела Нишавић)